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用人单位如何实现有效送达各类通知

2018.02.19

案情:

2017年11月24日,人社下发了《关于第五批宣布失效和废止文件的通知》,宣布102份文件失效或废止。在废止的文件中,包括劳办发[1995]179号《关于通过新闻媒介通知职工回单位并对逾期不归者按自动离职或旷工处理问题的复函》(以下简称179号文)。

这让某公司人力资源经理宋经理犯了愁。他不知道,今后在员工关系管理中向劳动者送达各类通知,该适用哪些法律法规。

分析:

在员工关系管理中,用人单位如何向劳动者有效送达各类通知,一直是个十分敏感的法律问题。司法实践中,用人单位因通知送达程序存在瑕疵导致败诉的案例比比皆是。179号文原本是对用人单位“如何通知请假、放长假、长期病休职工在规定时间内回单位报到或办理有关手续”的规范性文件,并不是关于用人单位送达程序的专门解释。但是在法律对用人单位向劳动者送达通知有关程序缺乏专门规定的情况下,179号文渐渐成为“通知送达程序”的规范性文件。因此,实践中,因送达问题引发的相关争议,劳动人事争议仲裁委员会和人民法院多数会对照179号文确定用人单位的送达程序是否规范。

根据179号文的规定,用人单位向劳动者送达通知,应以书面形式直接送达职工本人;本人不在的,交其同住成年亲属签收;直接送达有困难的可以邮寄送达,以挂号查询回执上注明的收件日期为送达日期。只有在职工本人下落不明,或者用上述送达方式无法送达的情况下,方可公告送达,即张贴公告或通过新闻媒介通知。

但是,随着179号文的废止,这一文件所确定的送达规则将不复存在。那么,在现行法律规制下,用人单位该如何实现通知的有效送达呢?笔者认为,可以比照《民事诉讼法》以及最高人民法院《关于进一步加强民事送达工作的若干意见》中关于人民法院向当事人送达通知的有关规定来执行。

根据《民事诉讼法》及其相关规定,用人单位向劳动者送达通知时,有以下方式可以选择:

一是直接送达。用人单位直接将有关通知交由职工本人或者同住成年家属签收。直接送达的地点可以在用人单位办公地、劳动者家中,也可以在双方事先约好的某一地点。职工本人或者同住成年家属签收之日即为通知送达之日。

二是留置送达。用人单位直接去职工家中送达通知时,如果职工本人或者其同住成年家属拒绝接收通知的,用人单位可以邀请社区、街道等有关基层组织的代表到场,说明情况,在送达回执上记明拒收事由和日期,由送达人、见证人签名或者盖章,然后把通知留在职工家中。邀请见证人有困难的,用人单位也可以采用拍照、录像等方式记录送达过程,然后把通知留在职工家中。留置当天即视为送达。

三是电子送达。用人单位可以采用传真、电子邮件、移动通信、微信、QQ等即时收悉的特定系统作为送达媒介,向职工送达有关通知。但是通过电子方式向职工送达有关通知时,职工应当事先同意通过这一方式接收通知方可。如果用人单位不能证明劳动者同意采取这一方式接收通知,一旦引发争议,用人单位将面临败诉的法律风险。特定系统显示发送成功的日期即为送达时间。

四是邮寄送达。用人单位向职工直接送达通知有困难的,可以采取邮寄送达的方式。邮寄送达应当通过专递方式。对于投递的地址,劳动合同中有约定的,以约定为准;劳动合同约定不明确的,以职工身份证上载明的地址为准;没有职工身份证信息的,以劳动者最后向用人单位提供的住址信息为准。邮件签收之日,即为送达之日。因职工自己提供或者确认的送达地址不准确、送达地址变更未及时告知用人单位、职工本人或者拒绝签收,导致通知未能被职工实际接收的,通知退回之日视为送达之日。

五是公告送达。职工下落不明,或者用其他方式无法送达有关通知的,用人单位可以在国内权威媒体(比如本报)刊登公告送达。公告送达应当载明公告送达的原因、通知的主要内容以及逾期答复的法律后果。自发出公告之日起,经过60日,即视为送达。

用人单位向劳动者送达通知时,应当注意以下事项:

能采取直接送达或留置送达的,尽量不要选择其他方式。对于职工本人或家属现场拒绝签收的情况,用人单位应当通过现场拍照、录音、录像的方式予以佐证。

电子送达、邮寄送达最好在劳动合同中作出约定。同样,对于新兴的送达方式,比如微信、QQ等,只有事先约定职工同意这一方式接收通知方可。

送达步骤要规范。用人单位向劳动者送达通知时,能直接送达的,优先选择直接送达;直接送达有难度但去职工家中方便的,选择上门送达或留置送达;上门送达有困难的,选择邮寄;邮寄未果的,选择在媒体上发布公告。

值得注意的是,直接送达、留置送达、邮寄送达、电子送达属于平行、并列的送达方式,用人单位选择其一即可。只有选择上述方式送达未果后,用人单位方可采取公告送达。

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案情: 2017年11月24日,人社下发了《关于第五批宣布失效和废止文件的通知》,宣布102份文件失效或废止。在废止的文件中,包括劳办发[1995]179号《关于通过新闻媒介通知职工回单位并对逾期不归者按自动离职或旷工处理问题的复函》(以下简称179号文)。 这让某公司人力资源经理宋经理犯了愁。他不知道,今后在员工关系管理中向劳动者送达各类通知,该适用哪些法律法规。 分析: 在员工关系管理中,用人单位如何向劳动者有效送达各类通知,一直是个十分敏感的法律问题。司法实践中,用人单位因通知送达程序存在瑕疵导致败诉的案例比比皆是。179号文原本是对用人单位“如何通知请假、放长假、长期病休职工在规定时间内回单位报到或办理有关手续”的规范性文件,并不是关于用人单位送达程序的专门解释。但是在法律对用人单位向劳动者送达通知有关程序缺乏专门规定的情况下,179号文渐渐成为“通知送达程序”的规范性文件。因此,实践中,因送达问题引发的相关争议,劳动人事争议仲裁委员会和人民法院多数会对照179号文确定用人单位的送达程序是否规范。 根据179号文的规定,用人单位向劳动者送达通知,应以书面形式直接送达职工本人;本